Passage au numérique

La situation

Retrouver le devis signé d’un client prend vingt minutes. Les factures fournisseurs arrivent par e-mail, par courrier et dans la poche du chauffeur. L’expert-comptable réclame des pièces que vous êtes sûr d’avoir envoyées. Et l’on vous parle de facture électronique obligatoire sans que personne ne vous dise concrètement ce qu’il faut changer chez vous.

Il ne s’agit pas d’acheter un logiciel de plus. Il s’agit de décider une fois pour toutes où va chaque document, qui le range, et comment on le retrouve.

Ce que nous faisons avec vous

Nous faisons d’abord l’inventaire : quels documents entrent et sortent de l’entreprise, sous quelle forme, qui les manipule, et où ils finissent. Cet inventaire tient sur une page et il est déjà, en soi, une surprise pour la plupart des dirigeants.

Nous construisons ensuite un plan de classement simple, avec des noms de dossiers et de fichiers que tout le monde comprend, et nous choisissons les outils : un espace de stockage partagé, un outil pour numériser et classer les papiers, une boîte mail organisée, et, si votre volume le justifie, un logiciel de facturation. Nous privilégions les outils que vous payez peu et que vous pouvez quitter.

Puis nous mettons en route avec l’équipe : une demi-journée pour montrer, puis quelques semaines de suivi pour que l’habitude prenne. Nous préparons en même temps ce qu’exige la facture électronique : des factures émises depuis un outil et non depuis un traitement de texte, des mentions complètes, un circuit de réception des factures fournisseurs. Nous vous indiquons les sources officielles pour le calendrier et les obligations, sans les paraphraser.

Ce que vous obtenez, ce que nous ne faisons pas

Comment se passe la mission

Un premier échange pour comprendre vos flux de documents. Une proposition écrite avec la durée, le rythme et le prix. Une demi-journée d’inventaire chez vous, le choix des outils, puis une mise en route avec l’équipe et quelques semaines de suivi, chez vous ou à distance. Un bilan écrit à la fin.

Questions que l’on nous pose

Nous ne sommes pas à l’aise avec l’informatique, est-ce possible ?

C’est justement pour cela que nous choisissons des outils simples et que nous restons le temps que l’habitude s’installe. Le classement doit être compris par la personne la moins à l’aise de l’équipe, sinon il ne tient pas.

Faut-il tout numériser d’un coup ?

Non. On commence par ce qui arrive aujourd’hui, et l’on remonte dans le passé seulement pour ce qui sert encore. Les archives anciennes restent souvent dans leurs cartons, étiquetés.

Que se passe-t-il si nous changeons d’outil plus tard ?

Nous choisissons des outils qui permettent d’exporter vos données dans des formats ouverts, et le plan de classement est indépendant de l’outil. Vous n’êtes pas enfermé.